Medical Affairs Assistant

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Resumen del cargo:

Brindar soporte administrativo y operativo de alta calidad al Departamento de Asuntos Médicos y Pacientes, asegurando la ejecución eficiente de las actividades, el cumplimiento de los requisitos regulatorios y la coordinación efectiva con stakeholders internos y externos.

Este rol es clave para habilitar el funcionamiento óptimo del equipo médico, apoyando tanto iniciativas estratégicas como la operación diaria.

Responsabilidades principales:

1. Excelencia administrativa
   Gestionar agendas, programación de reuniones y seguimiento de compromisos.
   Asegurar el cumplimiento oportuno de prioridades y tareas clave.
   Apoyar la eficiencia operativa del equipo médico.
2. Coordinación y comunicación con stakeholders
   Actuar como punto de contacto para stakeholders internos y externos.
   Coordinar la comunicación transversal con otras áreas (Marketing, Compliance, Finanzas, etc.).
   Garantizar respuestas oportunas y profesionales a solicitudes.
3. Gestión de reuniones y eventos
   Coordinar la logística de reuniones internas y actividades externas.
   Preparar agendas, materiales y minutas con altos estándares de calidad.
   Apoyar eventos médicos, reuniones científicas y advisory boards.
4. Gestión de viajes y logística
   Organizar viajes nacionales e internacionales para el equipo y profesionales de la salud (HCPs).
   Asegurar el cumplimiento de políticas internas y lineamientos presupuestarios.
5. Gestión documental y de información
   Mantener sistemas de archivo organizados (físicos y digitales).
   Garantizar la trazabilidad, confidencialidad y fácil acceso a la información.
   Apoyar la preparación para auditorías e inspecciones.
6. Compliance y gobierno corporativo
   Apoyar el cumplimiento de políticas internas, regulatorias y éticas.
   Gestionar documentación requerida para auditorías y procesos de compliance.
   Manejar información sensible con alto nivel de confidencialidad.
7. Soporte financiero y presupuestario
   Dar seguimiento a gastos del área y apoyar el control presupuestario.
   Procesar órdenes de compra, facturas y documentación de proveedores en las plataformas de Servier.
   Contribuir a la precisión y control financiero del departamento.
8. Apoyo a proyectos
   Brindar soporte en proyectos médicos y transversales.
   Apoyar en recopilación de datos, reportes y seguimiento de iniciativas.
   Contribuir a la mejora continua de procesos.
9. Apoyo en materiales y contenidos
   Asistir en la elaboración, revisión, formato y traducción de materiales.
   Garantizar consistencia y calidad en documentos y presentaciones.
10. Onboarding y soporte al equipo
    Apoyar el proceso de incorporación de nuevos colaboradores.
    Facilitar la integración y acceso a herramientas del área.

Requisitos clave:

• Título universitario en Administración, Negocios o carreras afines.
• Dominio del idioma inglés (oral y escrito).
• Experiencia en la industria farmacéutica o de la salud es un plus.

Competencias clave

• Alta capacidad de organización y gestión de múltiples tareas.
• Atención al detalle y precisión.
• Proactividad y sentido de responsabilidad.
• Habilidades de comunicación y relacionamiento.
• Manejo de información confidencial con discreción.
• Trabajo en equipo y colaboración.

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