HR Assistant

1. Misión 

Brindar soporte administrativo y operativo al área de Recursos Humanos (HRBP, L&D), asegurando la correcta ejecución de los procesos internos, la actualización oportuna de la información y la generación de documentación, contribuyendo a una experiencia positiva para los colaboradores y al cumplimiento de los estándares de calidad, confidencialidad y servicio del área. 

2. Principales responsabilidades y funciones del puesto 

• Brindar soporte administrativo a los diferentes procesos del área de Recursos Humanos. 

• Elaborar, revisar y administrar la documentación relacionada con los colaboradores (cartas laborales, constancias, comunicaciones, formatos internos, entre otros). 

• Mantener actualizados los organigramas de la organización y apoyar en la administración de cambios organizacionales. 

• Dar seguimiento y apoyo a los procesos de administración de personal durante todo el ciclo de vida del colaborador (ingreso, movimientos internos y bajas). 

• Apoyar en la preparación, validación y seguimiento de información requerida para el proceso de nómina, asegurando oportunidad y precisión. 

• Administrar y mantener actualizados los expedientes físicos y digitales de los colaboradores, garantizando el cumplimiento de las políticas internas y la normatividad aplicable. 

• Gestionar solicitudes y brindar atención a colaboradores en temas administrativos de Recursos Humanos, ofreciendo un servicio ágil, oportuno y orientado al cliente. 

• Coordinar la generación y control de documentos requeridos para auditorías internas y externas. 

• Elaborar reportes e indicadores administrativos del área cuando sean requeridos. 

• Apoyar en la logística y coordinación de procesos de incorporación de nuevos colaboradores y otras iniciativas/eventos del área. 

• Dar seguimiento a solicitudes administrativas derivadas de proyectos de Recursos Humanos. 

• Asegurar la confidencialidad y el adecuado manejo de la información del personal. 

• Gestión de Materiales y Calidad de Eventos: Asegurar la calidad de la entrega en workshops y eventos internos mediante la producción y gestión de materiales físicos y virtuales (impresión de slide sets, posters, roll-ups) y la coordinación de servicios de catering/coffee breaks. 

• Coordinación Logística Integral: Liderar la logística de los programas de "Liceos" y “Onboarding corporativo”, gestionando traslados, vuelos, hotelería y reserva de espacios (físicos y virtuales en Teams) de los participantes. 

• Comunicación y atención al participante: Actuar como punto de contacto operativo, gestionando el envío de convocatorias, materiales de pre-estudio, cuestionario de diagnóstico, resultados de evaluaciones y encuestas de satisfacción. 

• Administración de plataformas digitales: Gestionar el ecosistema digital de aprendizaje, incluyendo el proceso de validaciones de materiales en Promomats, la carga y el cumplimiento de contenidos digitales (e-learnings) en SharLearning y WeLearn. 

• Control Documental y Métricas: Archivar de manera consolidada los reportes de participación, satisfacción y calificaciones, asegurando el cumplimiento de los indicadores clave de desempeño (KPIs) de L&D. 

• Gestión de proveedores y finanzas: Coordinar la relación administrativa con proveedores externos, y ejecutar el ciclo de compras en SAP (altas, órdenes de compra y contratos) asegurando el correcto archivado de la documentación legal de capacitación. 

3. Competencias y habilidades 

• Orientación al servicio. 

• Organización y planeación. 

• Atención al detalle. 

• Sentido de urgencia. 

• Trabajo en equipo. 

• Comunicación efectiva. 

• Proactividad. 

• Ética e integridad. 

• Orientación a resultados. 

• Adaptabilidad y flexibilidad. 

• Excel: Nivel intermedio para el manejo de tablas dinámicas y fórmulas para consolidación de métricas. 

• SAP: Gestión de órdenes de compra/proveedores. 

• ShareLearning u otras plataformas de LMS.